Online-Terminbuchung für Fotograf:innen: Mini-Shootings, die sich selbst füllen
Weihnachts-Minis im Studio, Kürbisfeld-Shootings im Oktober, Kita-Fototag: Mini-Sessions sind beliebt – und organisatorisch ein Kraftakt, wenn die Terminvergabe über Instagram-Nachrichten und WhatsApp läuft. Zwei Familien wollen dieselbe Zeit, eine sagt ab, eine antwortet drei Tage nicht. Eine Online-Terminbuchung löst das: Du legst die Zeitfenster fest, teilst einen Link, und deine Kund:innen suchen sich selbst eine freie Zeit aus.
So funktioniert die Terminbuchung in Lichtmappe Studio
- Buchungsangebot anlegen. Titel (zum Beispiel „Weihnachts-Minis im Studio“), Beschreibung, Art des Shootings, Ort, Dauer, Preis, Anzahl der enthaltenen Bilder und ein Hinweis zur Bezahlung – etwa „bequem nach dem Shooting per Rechnung“.
- Zeitfenster erzeugen. Tag, Start, Ende und Takt eingeben, zum Beispiel Samstag 10 bis 16 Uhr alle 20 Minuten. Lichtmappe legt die Zeitfenster an; die Mittagspause entfernst du mit einem Klick.
- Link teilen. Jedes Angebot hat einen eigenen Buchungslink für Instagram, Newsletter oder WhatsApp. Auf Wunsch erscheint es außerdem auf deiner öffentlichen Profilseite unter „Online buchen“.
- Kund:innen buchen selbst. Sie wählen ein freies Zeitfenster, tragen Name und E-Mail ein (Telefon und Nachricht optional) und bekommen eine Bestätigung. Ohne Konto, ohne App.
- Buchung übernehmen. Du bekommst eine E-Mail, die Buchung steht in deinem Studio. Mit einem Klick wird daraus Kund:in und Auftrag – und das Shooting läuft weiter wie jeder andere Auftrag: Vertrag, Galerie, Rechnung.
Gebuchte Zeiten (✓) verschwinden für die nächsten Besucher:innen. Jedes Zeitfenster ist nur einmal buchbar.
Was die Terminbuchung kann
Tag, Start, Ende, Takt – Lichtmappe erzeugt die Slots; einzelne Zeiten entfernst du.
Keine Doppelbuchungen. Stornierst du eine Buchung, wird die Zeit wieder frei.
Kund:innen brauchen weder App noch Anmeldung – nur den Link.
Du wirst per E-Mail informiert, die Kund:in bekommt eine Bestätigung. Alle Infos zum Ablauf schickst du persönlich hinterher.
Buchung als Kund:in und Auftrag übernehmen; vorhandene Kund:innen erkennt Lichtmappe an der E-Mail.
Ausgebucht oder krank? Angebot pausieren – der Link zeigt „nicht verfügbar“, bis du ihn wieder öffnest.
Buchbare Angebote erscheinen mit Preis auf deiner öffentlichen Lichtmappe-Profilseite.
Das Buchungsformular ist gegen automatische Einträge geschützt, ohne dass Kund:innen Rätsel lösen müssen.
Die Online-Terminbuchung ist in den Plänen Studio und Team enthalten; in der 14-tägigen Testphase probierst du sie mit allen anderen Funktionen aus. Details auf der Preisseite.
Wofür Fotograf:innen die Terminbuchung nutzen
- Saison-Minis: Weihnachten, Ostern, Kürbisfeld, Blütenwiese – ein Tag, viele kurze Sessions, ein Link.
- Kita- und Schulfototage: Eltern buchen ihr Zeitfenster selbst, du hast eine saubere Liste statt Zettelwirtschaft.
- Studio-Tage für Bewerbungsfotos oder Business-Porträts: Feste Takte, klare Preise, Rechnung danach – für Firmenkund:innen auf Wunsch als XRechnung.
- Kennenlern-Termine: Kurze Slots für ein erstes Gespräch vor der Hochzeit, damit die Kalenderabstimmung entfällt.
Drei Tipps für volle Mini-Sessions
- Pufferzeiten einplanen. Lieber 20 Minuten Takt mit 15 Minuten Shooting als 15 Minuten ohne Luft. Die Mittagspause entfernst du einfach aus den Zeitfenstern.
- Alles Wichtige in die Beschreibung. Treffpunkt, Parkplatz, Kleidung, was bei Regen passiert. Weniger Rückfragen, entspanntere Kund:innen.
- Bezahlhinweis nutzen. „Bezahlung nach dem Shooting per Rechnung“ oder „Anzahlung nach Bestätigung“ – so wissen alle vorher Bescheid.
Teil eines Ganzen
Die Terminbuchung ist der Einstieg in die Mappe deiner Kund:innen. Aus der Buchung wird ein Auftrag, zum Auftrag gehören Vertrag mit Online-Unterschrift, die Kundengalerie mit Auswahl und Download nach Zahlung und die Rechnung nach § 14 oder § 19 UStG. Was eine Software für Fotograf:innen sonst noch können sollte, liest du im Ratgeber.
Häufige Fragen
Brauchen Kund:innen ein Konto, um einen Termin zu buchen?
Nein. Kund:innen öffnen den Buchungslink im Browser, wählen ein freies Zeitfenster und tragen Name, E-Mail und optional Telefon und eine Nachricht ein. Keine App, kein Konto.
Kann ein Zeitfenster doppelt gebucht werden?
Nein. Jedes Zeitfenster ist nur einmal buchbar. Gebuchte Zeiten verschwinden aus der Liste; stornierst du eine Buchung, wird das Zeitfenster wieder frei.
Wie lege ich die Zeitfenster für ein Mini-Shooting an?
Du gibst Tag, Start, Ende und Takt in Minuten ein, zum Beispiel Samstag von 10 bis 16 Uhr alle 20 Minuten. Lichtmappe erzeugt die Zeitfenster; einzelne Zeiten kannst du entfernen, etwa für die Mittagspause.
Was passiert nach einer Buchung?
Du bekommst eine E-Mail, die Buchung erscheint in deinem Studio, und die Kund:in erhält eine Bestätigung. Mit einem Klick übernimmst du die Buchung als Kund:in und Auftrag; vorhandene Kund:innen erkennt Lichtmappe an der E-Mail-Adresse.
In welchem Plan ist die Online-Terminbuchung enthalten?
Die Terminbuchung ist in den Plänen Studio und Team enthalten. In der 14-tägigen Testphase kannst du sie mit allen anderen Funktionen ausprobieren.