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XRechnung & E-Rechnung: Was Fotograf:innen jetzt wissen müssen

Lesezeit 4 Minuten · Stand: Oktober 2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Seit 2025 gilt in Deutschland schrittweise die Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen (B2B). Für Fotograf:innen klingt das nach viel Aufwand – in der Praxis betrifft es aber nur einen Teil eurer Rechnungen. Hier die wichtigsten Punkte in einfacher Sprache.

Die Zeitachse auf einen Blick

Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer:innen. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür in der Regel aus.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Ausstellen gilt dann für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Die Übergangsregel für normale PDF-Rechnungen endet Ende 2027.

Wen betrifft das – und wen nicht?

Privatkund:innen (B2C): Familienshooting, Hochzeit, Newborn – hier bleibt alles wie bisher. Eine normale PDF-Rechnung ist weiter in Ordnung.
Firmenkund:innen (B2B): Business-Porträts, Produktfotos, Event-Fotografie für Unternehmen – hier wird die E-Rechnung zur Pflicht (spätestens 2028).
Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG: Sie sind vom Ausstellen der E-Rechnung ausgenommen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind ebenfalls ausgenommen.
Öffentliche Auftraggeber (Stadt, Schule, Behörde) verlangen schon heute meist eine XRechnung.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die Vorgaben. Die XRechnung ist reine Maschinendaten (XML) und Standard bei Behörden. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten: Menschen sehen eine normale Rechnung, Buchhaltungsprogramme lesen die Daten aus. Für die meisten Firmenkund:innen ist ZUGFeRD die bequemste Lösung. Ein normales PDF, ein Scan oder ein Word-Dokument zählt nicht als E-Rechnung.

Kurz gesagt

Fotografierst du nur für Privatkund:innen oder bist du Kleinunternehmer:in, ändert sich beim Schreiben deiner Rechnungen wenig. Hast du Firmenkund:innen, solltest du bis spätestens 2028 E-Rechnungen ausstellen können – am besten jetzt schon umstellen, dann ist es Routine.

So geht es mit Lichtmappe Studio

In Lichtmappe Studio schreibst du Rechnungen nach § 14 oder § 19 UStG und erzeugst für Firmenkund:innen auf Knopfdruck eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF – in jedem Plan, auch im kostenlosen. Fortlaufende Nummern, Storno, Mahnung und Export für die Steuerberatung sind dabei.

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Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums.

Häufige Fragen

Muss ich als Fotograf:in E-Rechnungen schreiben?

Nur für Rechnungen an Unternehmen (B2B): ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Rechnungen an Privatkund:innen sind nicht betroffen.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Reicht eine PDF-Rechnung?

An Privatkund:innen ja. Bei Firmenkund:innen ist ein normales PDF nur noch bis Ende 2027 mit Zustimmung erlaubt; danach braucht es XRechnung oder ZUGFeRD.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten, das Menschen lesen und Programme auswerten können. Beide erfüllen die Pflicht.