Vertrag für Fotoshootings: Was rein gehört

Die meisten Streitigkeiten zwischen Fotograf:innen und Kund:innen entstehen nicht wegen schlechter Bilder, sondern wegen unklarer Absprachen: „Ich dachte, alle Bilder sind drin.“ – „Ich dachte, die Anzahlung bekomme ich zurück.“ – „Ich dachte, die Fotos kommen nicht auf Instagram.“ Ein kurzer, verständlicher Vertrag verhindert genau das. Hier ist eine Checkliste, was in einen Shooting-Vertrag gehört – ohne Juristendeutsch.

Warum überhaupt ein Vertrag?

Ein Vertrag kommt rechtlich auch per E-Mail, WhatsApp oder Handschlag zustande. Das Problem ist nicht, ob ein Vertrag besteht, sondern was genau vereinbart wurde. Ein schriftlicher Vertrag mit Unterschrift zwingt beide Seiten, die wichtigen Punkte einmal durchzugehen. Das schützt dich – und es wirkt auf Kund:innen professionell, nicht misstrauisch.

Checkliste: Diese Punkte gehören in den Shooting-Vertrag

1. Wer mit wem

• Dein Name/Studio mit Anschrift (wie im Impressum)
• Name und Anschrift der Kund:in; bei Firmen die Firma und Ansprechperson

2. Was genau geleistet wird

• Art des Shootings (Familie, Hochzeit, Business, Produkt …) und Ort
• Dauer bzw. Zeitfenster, bei Hochzeiten der grobe Ablauf
• Was die Kund:in bekommt: Anzahl bearbeiteter Bilder, Format (digital, Druck, Album), Auflösung, Lieferweg (Online-Galerie)
• Was nicht enthalten ist: Rohdaten (RAW), unbearbeitete Bilder, zusätzliche Retusche, Anfahrt außerhalb eines Umkreises
• Lieferzeit: realistisch angeben, lieber „innerhalb von 4 Wochen“ als „ganz schnell“

3. Preis und Zahlung

• Gesamtpreis, Hinweis auf USt bzw. Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
• Anzahlung: Höhe, Fälligkeit und ob sie bei Absage verfällt (siehe Storno)
• Restzahlung: wann fällig – vor Lieferung, bei Abholung, 14 Tage nach Rechnung
• Zusatzbilder oder Zusatzstunden: Preis pro Stück/Stunde

4. Absage, Verschiebung, Wetter

• Absage durch die Kund:in: bis wann kostenfrei, danach welcher Anteil fällig ist
• Verschiebung bei Krankheit oder schlechtem Wetter: wie oft, bis wann, kostenlos?
• Ausfall deinerseits (Krankheit, Unfall): Ersatzfotograf:in oder volle Rückzahlung

Wichtig: Pauschale Stornogebühren müssen angemessen sein. Formulierungen wie „100 % des Preises bei Absage, egal wann“ halten vor Gericht oft nicht. Eine gestaffelte Regelung (z. B. kostenfrei bis 14 Tage vorher, danach Anzahlung, in den letzten 48 Stunden ein höherer Anteil) ist fairer und erklärbarer.

5. Nutzungsrechte an den Bildern

Als Fotograf:in bleibst du Urheber:in – das lässt sich nach deutschem Recht nicht übertragen. Du räumst Kund:innen Nutzungsrechte ein. Lege fest:

• Private Nutzung (Familienshooting): drucken, teilen, in sozialen Netzwerken posten – meist unbeschränkt
• Geschäftliche Nutzung (Business, Produkt): für welche Zwecke (Website, Social Media, Print, Werbung), wie lange, in welchen Ländern
• Ob Bilder bearbeitet (Filter, Beschnitt) werden dürfen
• Ob und wie dein Name genannt wird (Urhebernennung, § 13 UrhG)
• Weitergabe an Dritte (z. B. Floristin, Location bei Hochzeiten): erlaubt oder nur mit Nennung

6. Model-Release: Darfst du die Bilder selbst zeigen?

Das ist der Punkt, der am häufigsten fehlt. Dass du die Bilder gemacht hast, erlaubt dir nicht automatisch, sie auf deiner Website oder bei Instagram zu zeigen. Dafür brauchst du die Einwilligung der abgebildeten Personen (Recht am eigenen Bild, § 22 KUG, und DSGVO). Hol sie dir getrennt vom Vertrag ein:

• Eigener Abschnitt oder eigenes Dokument mit eigener Unterschrift – kein Kleingedrucktes
• Klar benannt, wofür: Website, Social Media, Druckwerbung, Wettbewerbe, Ausstellungen
• Freiwillig: Das Shooting darf nicht davon abhängen; ein „Nein“ muss möglich sein
• Hinweis auf Widerruf für die Zukunft und wie der geht
• Bei Kindern und Jugendlichen: Unterschrift der Sorgeberechtigten – bei gemeinsamem Sorgerecht sicherheitshalber beide

7. Datenschutz

• Hinweis, welche Daten du speicherst (Kontaktdaten, Bilder), wo (z. B. Online-Galerie in der EU) und wie lange
• Link oder Verweis auf deine Datenschutzerklärung
• Bilder von Kund:innen nicht ohne Zustimmung an Dritte oder für KI-Training weitergeben

8. Aufbewahrung der Bilder und Haftung

• Wie lange du die Bilder nach Lieferung aufhebst (z. B. 12 Monate) – danach keine Nachbestellung mehr
• Was bei Datenverlust gilt: Sicherung ist Pflicht für dich, aber Haftung sinnvoll begrenzen
• Hinweis, dass Kund:innen gelieferte Dateien selbst sichern sollten

9. Unterschrift

• Datum, Ort, Unterschrift beider Seiten
• Elektronisch ist in der Regel ausreichend: Unterschrift per Finger am Handy, mit Zeitstempel und PDF für beide
• Model-Release getrennt unterschreiben lassen

Drei typische Fehler

• Vorlagen aus dem Internet ungeprüft übernehmen. Viele stammen aus den USA oder sind für Agenturen gedacht. Begriffe wie „Copyright-Übertragung“ passen nicht ins deutsche Recht. Nutze deutsche Vorlagen und lass sie bei größerem Umsatz einmal von einer Anwältin oder einem Anwalt prüfen.
• Zu lang und zu hart. Zehn Seiten Kleingedrucktes schrecken ab und werden nicht gelesen. Ein bis zwei Seiten in klarer Sprache reichen für die meisten Shootings.
• Vertrag erst nach dem Shooting. Der Vertrag gehört vor den Termin – am besten direkt mit der Annahme des Angebots. Danach ist die Verhandlungsposition weg.

So geht es mit Lichtmappe Studio

In Lichtmappe Studio hängt der Vertrag direkt an der Mappe der Kund:in: Du wählst eine Vorlage (Shooting-Vertrag, Model-Release, Einwilligung für Minderjährige), passt sie an, und deine Kund:in unterschreibt per Finger am Handy oder auf deinem Tablet vor Ort – ohne Konto; Vertrag und Unterschrift werden mit Hash-Nachweis gespeichert. Angebot, Vertrag, Galerie und Rechnung liegen zusammen; Daten in Frankfurt. Verträge gibt es in jedem Plan, auch im kostenlosen.

Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Verträge und Vorlagen solltest du auf deine Situation anpassen und im Zweifel anwaltlich prüfen lassen. Maßgeblich sind BGB, UrhG, KUG und DSGVO.

Häufige Fragen

Brauche ich für jedes Fotoshooting einen schriftlichen Vertrag?

Rechtlich kommt ein Vertrag auch mündlich oder per E-Mail zustande. Ein schriftlicher Vertrag mit Unterschrift macht aber klar, was vereinbart wurde – Leistung, Preis, Storno, Nutzungsrechte – und erspart Diskussionen. Je größer der Auftrag, desto wichtiger.

Ist eine elektronische Unterschrift beim Shooting-Vertrag gültig?

Für Verträge über Fotoshootings ist keine besondere Form vorgeschrieben. Eine elektronische Unterschrift – etwa per Finger am Handy mit Zeitstempel und PDF für beide Seiten – ist daher in der Regel ausreichend, um die Einigung zu dokumentieren.

Was ist der Unterschied zwischen Shooting-Vertrag und Model-Release?

Der Shooting-Vertrag regelt die Dienstleistung: Leistung, Termin, Preis, Storno. Das Model-Release ist die Einwilligung der abgebildeten Person, dass ihre Bilder veröffentlicht werden dürfen – zum Beispiel auf deiner Website oder bei Instagram. Beides kann in einem Dokument stehen, sollte aber getrennt unterschrieben werden.

Darf ich Bilder aus einem Kundenshooting für mein Portfolio nutzen?

Nur mit Einwilligung der abgebildeten Personen (Recht am eigenen Bild, § 22 KUG, DSGVO). Hol dir diese Einwilligung ausdrücklich und getrennt vom Vertrag ein, am besten mit der Möglichkeit, Nein zu sagen, ohne dass das Shooting daran scheitert.

Was gilt bei Kindern und Jugendlichen im Vertrag?

Bei Minderjährigen unterschreiben die Sorgeberechtigten – bei gemeinsamem Sorgerecht sicherheitshalber beide. Das gilt besonders für die Einwilligung zur Veröffentlichung der Bilder.