Hilfe & Anleitungen

Alles hängt an einer Mappe pro Auftrag: Angebot → Vertrag → Shooting → Galerie & Auswahl → Lieferung nach Zahlung → Rechnung. Jeder Schritt übergibt an den nächsten, du tippst nichts doppelt. Deine Kund:innen sehen im Kundenportal immer nur das, was gerade dran ist.

Unter Kund:innen eine neue Kund:in anlegen. Jede:r bekommt einen persönlichen Direktlink zum Kundenportal unter deiner Studio-Adresse plus einen Code. Teilen kannst du Link, QR-Code oder Code – per E-Mail, WhatsApp oder ausgedruckt.

Nein, bewusst nicht. Lichtmappe erstellt Nachrichtenvorlagen und erinnert dich („Heute fällig“) – verschickt wird über dein eigenes Mailprogramm oder Messenger. So kommen Nachrichten von dir und landen nicht im Spam.

Am Auftrag findest du Fragebogen, Shotliste und den Termin. Termine kannst du als .ics in deinen Kalender übernehmen.

Am Auftrag ein Angebot anlegen, Pakete und Extras zusammenstellen und freigeben. Die Kund:in wählt im Portal ein Paket und nimmt verbindlich per Klick an.

Nach der Annahme wird aus dem Angebot der Shooting-Vertrag (mit Widerrufsbelehrung). Die Kund:in unterschreibt am Handy im Portal oder bei dir vor Ort. Model-Release und Einwilligungen (auch für Minderjährige) werden mit Zeitstempel und Prüfsumme gespeichert und als PDF abgelegt.

Am Auftrag eine Galerie anlegen und die Vorschaubilder hochladen (oder per Lightroom-Plugin/Ordner-Uploader). Wasserzeichen und Ablaufdatum legst du pro Galerie fest. Mit dem Freigeben erscheint die Galerie im Kundenportal.

Im Portal markiert die Kund:in Favoriten, schreibt Kommentare und schickt die Auswahl ab. Inklusive Bilder und Preis je Zusatzbild kommen aus dem Paket. Du siehst die Auswahl sofort am Auftrag.

Download und ZIP der fertigen Bilder werden erst frei, wenn du die Zahlung bestätigt hast. Bis dahin sieht die Kund:in nur die Vorschau mit Wasserzeichen.

Stell in den Einstellungen ein, ob du Kleinunternehmer:in (§ 19 UStG) bist – dann steht der Pflichthinweis automatisch auf der Rechnung, ohne Umsatzsteuer. Bei Regelbesteuerung rechnet Lichtmappe Netto, Umsatzsteuer und Brutto. Anzahlung, Schlussrechnung und Storno sind möglich.

Bei Firmenkund:innen kannst du zusätzlich zur PDF eine XRechnung (E-Rechnung) erzeugen. Prüfe vorher, dass Firmenname, Anschrift und ggf. Leitweg-ID vollständig sind.

Offene Rechnungen erscheinen unter „Heute fällig“. Daraus erstellst du Zahlungserinnerung und Mahnstufen – auf Wunsch mit Verzugszinsen.

Unter Ausgaben erfasst du Belege. Am Jahresende exportierst du Einnahmen und Ausgaben als CSV mit Belegen als ZIP – für dich oder deine Steuerberatung.

Für Programme ohne Plugin-Schnittstelle gibt es den Ordner-Uploader: Du exportierst in einen Ordner, der Uploader lädt neue Bilder automatisch in die gewählte Galerie.

Lichtmappe ist gerade in der Beta – alle Funktionen sind kostenlos. Bezahlte Pläne starten später, wir sagen vorher Bescheid; nichts wird automatisch kostenpflichtig. Die geplanten Pläne findest du unter Preise.

Jederzeit im Konto oder über Verträge hier kündigen (ohne Anmeldung). Du bekommst eine Bestätigung per E-Mail.

Im Konto unter „Deine Daten“: Vollexport als JSON plus alle Bilder als ZIP. Dort kannst du auch die Löschung beantragen. Rechnungen musst du wegen der Aufbewahrungspflicht vorher selbst sichern.

Download ist erst frei, wenn du die Zahlung bestätigt hast und die fertigen Bilder hochgeladen sind. Prüfe beides am Auftrag.

Im WLAN hochladen, Seite offen lassen, große Mengen in Portionen. Für viele Bilder ist das Lightroom-Plugin oder der Ordner-Uploader zuverlässiger.

Seite neu laden (Strg + F5 bzw. Cmd + Shift + R). Am Handy die Seite schließen und neu öffnen.

Im Spam-Ordner nach noreply@lichtmappe.de suchen und als „Kein Spam“ markieren. Auf der Anmeldeseite kannst du dir einen Anmeldelink per E-Mail schicken lassen.